Documentazione #agile: minima ma fondamentale!

Mercoledì Agile è la nuova rubrica del nostro blog: ogni mercoledì troverete delle piccole pillole di project management agile, per percorrere insieme i punti più importanti dell’approccio agile nella gestione dei progetti.
Se da un lato agile può aiutarvi ad affrontare i cambiamenti e l’incertezza, a migliorare la probabilità di successo dei vostri progetti, è anche vero che l’adozione di agile non è sempre facile e veloce: settimana per settimana, cercheremo di supportarvi!

Nell’ultimo post, abbiamo parlato della fase di Envision. Solitamente durante questa fase viene creato il Product Data Sheet, prima del primo sprint..

Il Product Data Sheet o PDS è un ottimo documento di programmazione, che fornisce una sintesi del progetto. 
Un PDS ben scritto fornisce più dettagli nella definizione dello scopo del progetto, e può diventare uno strumento di comunicazione facile da utilizzare durante il progetto.

Quali sono le caratteristiche di un PDS?

• breve e coinciso (da una a tre pagine)
• include la descrizione del progetto e lo scopo del progetto, solitamente preso dal project charter, insieme agli obiettivi del progetto e al valore di business che hai intenzione di apportare.
• dovresti anche definire timeline e milestone, le stime dei costi in termini di tempo per le risorse e le stime per altri item che potrebbero servirti.
• infine, include i vincoli o limitazioni del progetto e la prioritizzazione tra scopo del progetto, risorse, tempistiche e livello di qualità.

Le ultime due caratteristiche, ovvero i vincoli e la prioritizzazione sono fondamentali nel definire il tuo progetto Agile. Un vincolo è una limitazione alla tua libertà nel creare la soluzione di progetto (project solution).
Queste limitazioni possono essere di tipo economico, tecnico, ambientale o di sicurezza e riguardano le tempistiche, i membri del tuo team o il prodotto che stai sviluppando.
Esempi: il progetto deve essere completato entro tale data, deve seguire questi standard, devi utilizzare infrastrutture o strumenti esistenti. Oppure il prodotto non può essere implementato o non può essere implementato in un certo periodo. O anche: alcune risorse non sono disponibili in alcuni periodi o il budget non può superare un certo margine.

Come bilanciare i vincoli? Prioritizzando lo scopo del progetto, risorse, tempistiche e qualità.
Se per esempio le tempistiche hanno la priorità più alta, allora Agile ci consente di applicare flessibilità a scopo e risorse.
Puoi per esempio ridurre il numero di feature da produrre in un determinato sprint, o aumentare il numero di persone nel team per assicurarti che lo sprint venga completato nel tempo richiesto. Il cliente e il team parteciperanno al completamento del PDS. Il cliente deve rivedere l’intero PDS per verifica, descrivere i benefici di business e confermare le risorse che verranno fornite.

Insomma, i progetti Agile sono caratterizzati da una pianificazione minima ma fondamentale.

In conclusione, il PDS è probabilmente il documento di pianificazione più dettagliato che esiste in Agile, ed è fondamentale nella buona riuscita del progetto. Se riesci a crearlo prima di iniziare il primo sprint, e a condividerlo con gli stakeholder, il tuo progetto probabilmente si svolgerà molto più ag(IL)evolmente!

Continua…

Hai perso i primi blog post della serie? Mercoledì Agile – INTRO, 5 caratteristiche di un progetto Agile di successo, Il ciclo di vita di un progetto Agile

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