Le 5 regole per uno stand-up meeting #agile e impeccabile

Mercoledì Agile è la nuova rubrica del nostro blog: ogni mercoledì troverete delle piccole pillole di project management agile, per percorrere insieme i punti più importanti dell’approccio agile nella gestione dei progetti. 
Se da un lato agile può aiutarvi ad affrontare i cambiamenti e l’incertezza, a migliorare la probabilità di successo dei vostri progetti, è anche vero che l’adozione di agile non è sempre facile e veloce: settimana per settimana, cercheremo di supportarvi!

Gli stand-up meeting sono il cuore di un progetto Agile. Durante uno stand-up meeting si condividono le informazioni più importanti e vengono rimossi “gli ostacoli” (roadblock), per questo motivo sono essenziali per il successo del progetto.
Cosa succede durante questi meeting? Ogni team member condivide cosa ha fatto ieri, cosa ha intenzione di fare oggi e si discute dei potenziali ostacoli per i quali potrebbe servire aiuto per proseguire il lavoro.

Ecco cinque regole importanti per gli stand-up meeting:

1) Durata circa 15 minuti, massimo 30: devono essere brevi e diretti al punto. I partecipanti restano in piedi, in modo che l’incontro sia veloce, ottimista e attivo.

2) Lo stand up meeting non è il posto per risolvere i problemi: se ci sono problemi vanno segnalati e discussi dopo lo stand-up meeting, e riportati al gruppo il giorno seguente. Probabilmente l’abitudine più difficile da eliminare sarà quella di non risolvere i problemi durante il meeting: gestisci i problemi dopo il meeting, assicurandoti che solo i team member necessari siano parte della discussione.

3) Il project manager ha un ruolo di osservatore, lasciando al team il ruolo guida: come project manager, dovresti guardare ai problemi che non sono stati risolti e rimuovere i roadblock per il team. Inoltre, dovresti assicurare che i rischi stiano diminuendo e dopo gli stand-up, dovresti comunicare lo status a stakeholder chiave, in modo che siano informati dei progressi del progetto.

4) Ascolta attentamente: il tuo lavoro durante la fase di Explore è quello di proteggere e accrescere la produttività di ogni membro del team lasciando a loro il compito di gestire le distrazioni che possono rallentare il loro lavoro. Se le feature sono in ritardo, scopri perché, cerca di apportare modifiche il più veloce possibile e prendi nota, in modo che si possano applicare le lesson learned.

Ecco alcune cose da osservare durante i daily meeting: il team sta collaborando o c’è tensione nell’aria? Ci sono rischi che possono avere un impatto sugli sprint futuri? C’è un problema comune che puoi aiutare a risolvere (dopo il meeting naturalmente!)? Sono tante le informazioni di valore che puoi ottenere dai tuoi stand up meeting se fai attenzione e prendi provvedimenti quando serve. Gli stand-up meeting ti aiutano a capire come farlo dandoti una visuale di cosa affronta il team ogni giorno.

5) Fai in modo che gli issue vengano risolti in maniera tempestiva: il tuo registro delle questioni ti darà il meccanismo per determinare se i problemi/issue stanno crescendo in volume.

Altre cose da sapere sugli stand-up meeting:

• dovrebbero partecipare tutti i team member specialisti tecnici e di business insieme al project manager, a volte chiamato Scrum Master
• ti danno le basi per mantenere il controllo del progetto: tracciare il progresso sulla base delle feature pianificate per ogni sprint è il tuo meccanismo di controllo
• le feature completate sono segnalate negli stand-up meeting, come anche sulla feature board, nella stanza del team, in modo che il team possa vedere i progressi ottenuti.

Ecco alcuni consigli per i tuoi stand-up meeting:

1. cambia l’ordine di presentazione ogni giorno: cambiare sempre l’ordine aggiunge energia ai meeting;
2. assegna a una persona del team il ruolo di “cronometrista” per avere il gruppo ben concentrato. Dai 30 ai 60 secondi per persona è sufficiente. Per ogni sprint deve cambiare il/la cronometrista;
3. tieni il meeting alla stessa ora ogni giorno
4. fai in modo che il meeting si concluda sempre con una nota positiva: fai condividere al team le vittorie raggiunte dopo l’ultimo meeting. Per esempio, al business è piaciuto molto quello che ha visto nell’ultima product review? Una risorsa del team tecnico è riuscita a superare un problema di cui il team è particolarmente orgoglioso? Condivide le vittorie è un ottimo modo per mantenere alto l’umore e dimostrare che si stanno facendo progressi.

Insomma, abbiamo visto come un meeting di 15 minuti può essere importante e utile – ora non resta che impegnarti a rendere i tuoi stand up meeting focalizzati, brevi e impeccabili!

Continua…

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• Il ciclo di vita di un progetto Agile
• Documentazione agile: minima ma fondamentale!
• 3 consigli per pianificare gli sprint del tuo progetto agile
• Due tecniche per identificare i requisiti del tuo progetto agile

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